Politique de confidentialité de Vérifications mondiales Mintz et de ses filiales

Chez Mintz, la confidentialité et la protection des renseignements sont des éléments d’une importance extrême. Notre principale préoccupation est de protéger les données et les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos activités quotidiennes. Par conséquent, nous avons élaboré une politique de confidentialité qui régit les actes des employés de Mintz en matière de cueillette, d’utilisation, de rétention et de divulgation de tous les renseignements personnels en notre possession. Tous les employés doivent se conformer à notre engagement en matière de confidentialité lorsqu’ils traitent des renseignements personnels. Notre engagement est formel. Nous voulons offrir des produits et des services de qualité pour favoriser et accentuer la confiance de nos clients et de nos employés. En matière de traitement des renseignements personnels, nous adhérerons aux principes énoncés ci-dessous.

Collecte, usage et divulgation des renseignements

Mintz adhère au modèle de l’Association canadienne de normalisation pour la protection des renseignements personnels.

Mintz est responsable des renseignements personnels en sa possession et a désigné des responsables de la protection de la vie privée au sein de ses deux centres de données principaux. Ils sont tous deux responsables de la conformité de l’organisation avec les principes suivants :

Responsabilité MINTZ est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés. Daniel Fallows a été nommé Responsable de la Protection de la Vie Privée principal et peut être joint au 1 877 359 8130 ext 3770. Nous avons aussi désigné deux Responsables de la Protection de la Vie Privée dans chacun de nos deux principaux centres de données qui sont responsables de la conformité de la compagnie avec les principes suivants – 1 877 359 8130 ext 3772 (Anglais) ou ext. 7038 ( Français). Tous les employés de MINTZ sont collectivement et individuellement responsables des données que nous détenons. Nous appliquons des politiques strictes, nous nous assurons que chaque employé reçoive une formation appropriée avec des rappels annuels, et nous sommes engagés à améliorer nos systèmes et notre conservation afin d’entretenir un réseau sécurisé.

Détermination des motifs Nous ne récoltons l’information que dans le but pour lequel elle a été demandée. Aucune information n’est consignée si le but n’est pas clairement annoncé, si l’individu n’est pas au courant qu’elle sera obtenue et si les données ne sont pas à jour et exactes.

Consentement – MINTZ obtient le consentement de tout individu lorsque nécessaire pour la collecte, l’utilisation et la divulgation de tout renseignement personnel ; le consentement sera clair, compréhensible et annoncera la raison de la collecte des données.

Limitation de la collecte – La collecte d’information doit se limiter à ce qui est nécessaire à la satisfaction du but déterminé par l’entreprise. L’information doit être récoltée par des moyens justes et légaux.

Limiter l’utilisation, la divulgation et la rétention – Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou divulgués pour des buts autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de l’individu ou lorsque la loi l’exige. Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée requise pour l’atteinte des buts définis, ce qui comprend la documentation pour des fins d’audit et divulgation de consommateur lorsque la loi l’exige. Notre politique de conservation des données est de 2 ans pour les formulaires papier et de 7 ans pour les rapports électroniques ;

Exactitude Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, exhaustifs et actuels que requis pour satisfaire les buts pour lesquels ils ont été recueillis (en gardant en considération que ces renseignements sont obtenus de sources humaines donc de nature faillible); tout défaut ou insuffisance de l’information devrait faire l’objet d’une enquête et être corrigé.

Protection – Les renseignements personnels doivent être protégés par des mesures de sécurité appropriées au niveau de sensibilité de l’information ; nous devons à tout moment maintenir un environnement sécurisé, tester et mettre à jour la sécurité de notre réseau de façon régulière et maintenir des politiques de protections des données strictes au sein d’une culture d’entreprise seine. Les données seront stockées seulement au Canada, plus précisément au sein du centre de données de Vérifications mondiales Mintz situé à Montréal, Québec.

Ouverture – L’organisation doit être disposée à fournir aux individus de l’information détaillée sur ses politiques et pratiques de traitement des renseignements personnels. Nos Responsables de la Protection de la Vie Privée peuvent être contactés au 1 877 359 8130 ext 3772 (Anglais) ou ext. 7038 ( Français).

Accès individuel  – Sur demande, tout individu se verra informé de l’existence, du traitement et de la divulgation des renseignements personnels le concernant et pourra y avoir accès. Un individu est en droit de contester l’exactitude, la complétude ou la véracité de l’information et peut exiger qu’elle soit amendée en conséquence.

Contester la conformité – Tout individu est en droit de déposer une plainte relative au non-respect de la conformité aux principes ci-dessus auprès du Responsable de la Protection de la Vie Privée au 1 877 359 8130 ext. 3772 (Anglais) ou ext. 7038 ( Français).