Une vérification d’empreintes digitales sera désormais obligatoire pour les employés réalisant du travail pour un contrat avec le Gouvernement du Canada – votre entreprise est-elle prête?

Comme la plupart des entreprises contractées par le Gouvernement du Canada le savent déjà, toute personne qui doit avoir accès à des renseignements protégés ou des lieux sensibles doit préalablement faire l’objet d’une attestation de sécurité. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a récemment annoncé qu’une vérification de casier judiciaire à partir des empreintes digitales du sujet sera désormais une étape obligation de toute évaluation de sécurité par le Gouvernement du Canada, qu’il s’agisse d’une cote de fiabilité ou d’une attestation de sécurité de niveau confidentiel, secret ou très secret.

Qu’est-ce qu’une cote de fiabilité?

Une « cote de fiabilité » est une attestation conférée à un individu ayant passé avec succès une vérification de fiabilité par la Division du filtrage de sécurité du personnel (DFSP) du Gouvernement du Canada. Elle a pour but de garantir que les personnes ayant accès aux renseignements et biens protégés du gouvernement ne posent pas de risque en matière de fiabilité et d’honnêteté.

La vérification de la fiabilité porte sur tous les éléments suivants :

• nom de famille (nom de jeune fille) et prénoms;
• vérification de la date de naissance;
• vérification de l’adresse au cours des cinq dernières années;
• vérification des études et des compétences professionnelles ou de l’attestation ou de l’accréditation des compétences;
• vérification des antécédents professionnels;
• évaluation de la fiabilité du rendement en consultant les employeurs précédents et les personnes dont le nom est donné en référence;
• déclaration écrite au sujet de toute condamnation pour une infraction criminelle pour laquelle le pardon n’a pas été accordé;
• vérification de l’existence d’un casier judiciaire;
• vérification de la solvabilité personnelle (le cas échéant);
• autres vérifications déterminées par le gestionnaire de la Section de filtrage de la sécurité du personnel (SFSP), selon les exigences particulières du contrat;
• entrevue préventive (s’il y a lieu) pour motif valable.

Les autorités gouvernementales doivent pouvoir vérifier les cinq dernières années de l’historique d’une personne pour lui accorder une cote de fiabilité.

Qui a besoin d’une cote de fiabilité?

La politique sur la sécurité du gouvernement prescrit une cote de fiabilité pour les personnes qui doivent avoir accès aux renseignements ou biens protégés. En d’autres termes, presque toute personne oeuvrant dans le cadre d’un contrat avec le Gouvernement du Canada doit se soumettre à une vérification de la fiabilité avant de recevoir tout accès à des renseignements ou données du gouvernement. Si votre entreprise détient un contrat avec le Gouvernement, vous devez non seulement demander une cote de fiabilité pour toute personne participant à la prestation de service de ce contrat, mais aussi pour tout autre employé qui est capable d’accéder aux renseignements ou biens protégés du gouvernement.

Que dois-je faire pour que mes employés obtiennent une cote de fiabilité?

Avant de soumettre une demande de cote de fiabilité, il est de votre responsabilité de veiller à ce que le candidat puisse fournir suffisamment de renseignements aux autorités gouvernementales pour qu’elles puissent vérifier les 5 dernières années de son historique. Vous êtes responsable de vérifier :

1. L’identité de la personne
2. Son historique de résidence des 5 dernières années
3. Sa scolarité et ses qualifications professionnelles
4. Son historique d’emploi
5. Ses références d’emploi ou de réputation

Toute demande de cote de fiabilité doit être précédée d’une enquête préliminaire visant à valider les renseignements ci-dessus. Il est crucial que vous conserviez une preuve de ces vérifications, car la vérification préliminaire peut faire l’objet d’un audit par le Gouvernement.

Mon fournisseur de vérifications d’antécédents peut-il réaliser la vérification de la fiabilité de mes employés?

Seule la DFSP du Gouvernement peut conférer une cote de fiabilité; aucune entreprise tierce n’est autorisée à le faire. Cependant, il est fortement recommandé de confier à votre fournisseur de vérifications d’antécédents le processus de vérification préliminaire sur votre employé avant de soumettre sa demande de cote de fiabilité. Il s’agit du meilleur moyen de garantir que vous avez dûment accompli votre devoir de vérification préliminaire, de documenter adéquatement les preuves de ce processus de vérification, et à plus forte raison encore de vérifier si votre candidat est apte à passer la vérification de la fiabilité. Comme la vérification de la fiabilité par le Gouvernement peut être un très long processus, vous ne voulez pas embaucher quelqu’un pour travailler à la réalisation d’un contrat avec le gouvernement pour découvrir, plusieurs mois plus tard, que cette personne a échoué la vérification de la fiabilité et que vous avez perdu du temps et de l’argent à sa formation pour un poste qu’elle ne pourra jamais tenir.

Qu’est-ce qui a changé dans la politique de TPSGC?

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a annoncé que, à compter du 1er février 2017, une prise d’empreintes digitales électroniques deviendrait obligatoire pour accompagner toute demande de cote de fiabilité. Autrement dit, en plus du « formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d’autorisation du personnel » actuel, les candidats devront également fournir leurs empreintes digitales électroniques avec la demande de cote de fiabilité.

Pourquoi la politique de TPSGC a-t-elle changé?

Les évaluations de la fiabilité du DFSP ont toujours compris une vérification d’antécédents criminels. Jusqu’à ce jour, ces vérifications étaient effectuées en réalisant une recherche dans le Centre d’information de la police canadienne (CIPC) à partir du nom et de la date de naissance du candidat (ce type de recherche est appelé « recherche nominale »). Cette méthodologie permet une recherche exhaustive qui offre une couverture nationale au Canada. Cependant, dans certains cas, une recherche nominale de casier judiciaire peut entraîner des faux positifs si un candidat a le même nom et la même date de naissance qu’une personne qui a été condamnée pour un acte criminel. C’est pourquoi TPSGC effectuera dorénavant cette recherche à partir des empreintes digitales du sujet. La nouvelle vérification aura lieu dans la même base de données que celle qui est actuellement autorisée et offrira donc exactement la même couverture que l’ancienne vérification, mais elle permettre des résultats plus sûrs.

Quels changements dois-je apporter à mon processus de vérification à la lumière de cette nouvelle exigence d’obtenir les empreintes digitales?

L’exigence d’obtenir les empreintes digitales de votre employé ne devrait avoir aucune incidence sur votre processus de vérification préliminaire. Pour vous assurer que votre candidat est admissible à une cote de fiabilité, vous faites probablement déjà des vérifications de casier judiciaire national à partir du nom et de la date de naissance de vos nouveaux employés. Pour la vérification préliminaire, cette recherche demeure la plus intéressante, puisqu’elle est abordable et rapide comparativement à une recherche à partir des empreintes digitales, qui peut prendre 5-10 jours (si la personne n’a pas de casier judiciaire), ou plusieurs mois si votre candidat a des antécédents judiciaires.

Pour répondre aux nouvelles exigences de TPSGC, vous devrez prendre des mesures supplémentaires après que votre candidat ait passé votre processus de vérification préliminaire. En plus de lui faire remplir les formulaires de consentements de TPSGC, vous devrez veiller à ce que ses empreintes digitales soient prélevées de façon électronique par un service de police ou par une agence civile de dactyloscopie. À la suite de la prise d’empreintes digitales, le candidat recevra un numéro de suivi appelé « numéro de contrôle de document », qui doit être fourni avec la demande de cote de fiabilité. Prenez note que vous n’avez pas besoin d’attendre le résultat de la vérification des empreintes digitales du candidat pour soumettre la demande de cote de fiabilité; vous devez simplement vous assurer que ces dernières sont envoyées à la DSFP, qui s’occupera elle-même d’obtenir les résultats de la vérification à partir des empreintes digitales.

Comment gérer cette nouvelle composante du processus de vérification de la fiabilité?

Diverses options s’offrent à vous pour gérer la nouvelle exigence de prise d’empreintes digitales. Quand vous déterminez qu’un individu doit obtenir une cote de fiabilité, vous pouvez lui remettre le formulaire de demande de prise d’empreintes digitales et lui demander de se présenter à un service de police local ou à une agence civile de dactyloscopie pour procéder à sa prise d’empreintes digitales. Les empreintes sont valides pour une durée d’un an, donc vous pouvez demander au candidat de faire prélever ses empreintes aussitôt que vous lui remettez les formulaires d’autorisation à remplir.

Avant que votre candidat se présente à un service de police local, assurez-vous de vérifier si ce service de police offre des services de prise d’empreintes digitales à des fins civils. De nombreux services de police n’offrent plus ce service et renvoient plutôt les particuliers à des agences civiles de prise d’empreintes digitales.

Si vous préférez ne pas avoir à gérer les prises d’empreintes digitales de vos employés, vous pouvez demander à votre fournisseur de vérifications d’antécédents s’il le faire pour vous. Les fournisseurs de vérifications d’antécédents qui offrent ce type de solutions sont habituellement eux-mêmes des agences de dactyloscopie accréditées et ils pourront prendre contact avec votre candidat pour ce que dernier se présente à l’un de leurs bureaux ou à un lieu de prises d’empreintes digitales près de chez lui. Votre fournisseur de solutions de vérification vous fournira le numéro de contrôle de document requis pour la demande de cote de fiabilité.

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