POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Politique de confidentialité de Vérifications mondiales Mintz et de ses filiales

Chez Mintz, la confidentialité et la protection des renseignements sont des éléments d’une importance extrême. Notre principale préoccupation est de protéger les données et les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de nos activités quotidiennes. Par conséquent, nous avons élaboré une politique de confidentialité qui régit les actes des employés de Mintz en matière de cueillette, d’utilisation, de rétention et de divulgation de tous les renseignements personnels en notre possession. Tous les employés doivent se conformer à notre engagement en matière de confidentialité lorsqu’ils traitent des renseignements personnels. Notre engagement est formel. Nous voulons offrir des produits et des services de qualité pour favoriser et accentuer la confiance de nos clients et de nos employés. En matière de traitement des renseignements personnels, nous adhérerons aux principes énoncés ci-dessous.

Collecte, usage et divulgation des renseignements

Mintz adhère au modèle de l’Association canadienne de normalisation pour la protection des renseignements personnels.

Mintz est responsable des renseignements personnels en sa possession et a désigné des responsables de la protection de la vie privée au sein de ses deux centres de données principaux. Ils sont tous deux responsables de la conformité de l’organisation avec les principes suivants :

Responsabilité —Tous les employés de Mintz sont responsables des données en leur possession à la fois collectivement et personnellement. Nous suivons des politiques strictes et nous nous assurons que tous les employés reçoivent une formation adéquate, ainsi que des cours de rappel chaque année, et qu’ils sont engagés à continuellement améliorer nos systèmes et notre stockage de données pour préserver la sécurité de notre réseau.

Détermination des motifs — nous ne recueillons des renseignements que pour les motifs pour lesquels on nous a demandé de les recueillir. Aucun renseignement ne sera recueilli à moins que le motif soit clairement défini et que la personne soit consciente que nous obtiendrons le renseignement et que la donnée est la plus actuelle et correcte à laquelle nous ayons accès.

Consentement — Mintz obtient l’attestation et le consentement de la personne, si requis, pour la cueillette, utilisation ou divulgation de ses renseignements personnels. Le consentement doit être clair et compréhensible en plus d’inclure la raison de la collecte de données.

Limiter la collecte — la collecte de renseignements personnels doit se limiter aux renseignements qui sont nécessaires au motif déterminé par l’organisation. La collecte de renseignements personnels devrait s’effectuer par des moyens équitables et légitimes.

Limiter l’utilisation, la divulgation et la rétention - les renseignements personnels de devraient pas être utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été collectés, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités déterminées, ce qui comprend la rétention des dossiers à des fins de vérification et la divulgation aux consommateurs requise par la loi. Notre politique de rétention de données est de deux ans pour les renseignements sur papier et de 7 ans pour les renseignements sur support électronique.

Exactitude — les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible pour les fins auxquelles ils sont destinés (il faut aussi reconnaître que les renseignements proviennent de sources humaines qui ne sont pas infaillibles). Toute erreur ou lacune à propos des renseignements doit entraîner une enquête et être corrigée.

Protection — les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Nous devons en tout temps maintenir un environnement sécurisé, tester et mettre à niveau la sécurité de notre réseau et suivre des politiques de protection des données strictes dans le cadre d’une culture d’entreprise axée sur la sécurité.

Ouverture — une organisation doit mettre à la disposition des particuliers des renseignements spécifiques sur ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec nos responsables de la vie privée en composant le 1 877 359 8130 poste 3772 (anglais) ou poste 7038 (français).

Accès individuel — sur demande, une personne peut être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et recevoir la permission de les consulter. Une personne peut aussi contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.

Contester la conformité — toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec un responsable de la vie privée en composant le 1 877 359 8130 poste 3772 (anglais) ou poste 7038 (français).